Bạn đang lên kế hoạch hoặc sắp sửa làm việc ở “đất nước mặt trời mọc” mà vẫn chưa biết rõ về văn hóa làm việc của xứ sở này? Trong bài viết dưới đây, Japagazine xin giới thiệu với các bạn 7 khái niệm cốt lõi cực kỳ hữu ích trong văn hóa làm việc của Nhật Bản nhé!

Mục lục
1. Xây dựng mối quan hệ lâu dài và biết giữ thể diện cho người khác
2. Luôn tỉ mỉ và chi tiết
3. Tinh thần làm việc teamwork
4. Giữ bầu không khí hòa hợp và thân thiện
5. Giao tiếp phi ngôn ngữ
6. Chủ nghĩa tập thể
7. Quan hệ giữa các cá nhân, chủ nghĩa độc tài và sự phục tùng

---

---

1. Xây dựng mối quan hệ lâu dài và biết giữ thể diện cho người khác
Người Nhật làm việc theo tập thể và họ ý thức được sức mạnh của hoạt động nhóm. Vì vậy mà các mối quan hệ trở nên vô cùng quan trọng, dựa trên sự qua lại và nhân nhượng lẫn nhau. Những mối quan hệ ấy đều khiến họ cảm nhận được tấm lòng của người khác đối với mình, cảm nhận được sự quan tâm chân thật thay vì các nghĩa vụ nặng nề và sự ràng buộc. Văn hóa làm việc của Nhật cũng đòi hỏi con người cần phải biết cách hòa nhập, hợp tác và thích nghi với các tiêu chuẩn xã hội. Nguyên tắc làm việc luôn dựa trên mối quan hệ và ngữ cảnh thay vì các nguyên tắc khô khan cố định. Một điểm quan trọng nữa là họ chú ý nhiều đến sắc thái của cuộc nói chuyện trong từng tình huống và những dấu hiệu tinh tế khác, họ sẵn lòng giúp đỡ khi người khác cần và nhìn nhận vấn đề trên nhiều phương diện.

Làm việc nhóm ở Nhật yêu cầu nhiều về mặt giao tiếp, đòi hỏi sự gắn kết chặt chẽ, phụ thuộc lẫn nhau giữa các thành viên, và cần phải có chất riêng, có sự khác biệt nhất định giữa nhóm và những ai không phải là thành viên tham gia. Mọi mối quan hệ đều được kỳ vọng sẽ phát triển lâu dài, dù là trong buôn bán kinh doanh hay hôn nhân, trong công việc hay giữa những người hàng xóm với nhau, và sự quan tâm qua lại giữa đôi bên là thành quả nhận được sau những nỗ lực củng cố và duy trì một mối quan hệ bền chặt. Mối quan hệ lâu dài là điều cơ bản trong văn hóa Nhật chứ không chỉ trong văn hóa làm việc. Những mối quan hệ như vậy thường được bắt đầu thông qua người quen, bạn bè hoặc đồng nghiệp giới thiệu với tư cách là người trung gian. Các “bà mối” sẽ dàn xếp cuộc hôn nhân, tìm hiểu về gia đình hai bên, đưa ra các câu hỏi hay thậm chí là những lời chỉ trích gay gắt và tạo ra nhiều thử thách. Các mối quan hệ nhờ sự dàn xếp trung gian này khá phổ biến ở Nhật trên nhiều khía cạnh cuộc sống khác nhau.

---

---

Những mối quan hệ bền lâu suốt đời đòi hỏi cần phải có sự gắn kết tỉ mỉ và cẩn thận. Nỗi sợ hãi khi mình quá nổi bật, không phù hợp và hòa nhập được, bị chê cười hay bị cấp trên la mắng đều ảnh hưởng không chỉ đến một cá nhân mà còn đến cả những người xung quanh nữa. Danh tiếng của một người còn liên quan tới danh tiếng của gia đình họ và những người đồng nghiệp khác. Các vấn đề khó nói thường sẽ được biểu đạt gián tiếp khá vòng vo thay vì nói thẳng, họ tin rằng sẽ dễ hơn nếu tỏ ra hơi phủ nhận một chút hoặc chuyển vấn đề ấy sang hướng khác.

Người Nhật tin rằng việc từ chối yêu cầu của ai đó sẽ khiến người khác cảm thấy bối rối và mất mặt. Thể diện được xem như một cách nhìn nhận nhân phẩm và địa vị của con người, đó là lý do họ sẽ không công khai chỉ trích, sỉ nhục hay khiến ai khó xử. Họ tin rằng giữ thể diện cho đối phương cũng là một cách để duy trì một mối quan hệ lâu dài.

2. Tỉ mỉ và chi tiết
Một trong những lí do khiến đất nước Nhật Bản nổi tiếng thế giới bởi hiệu quả công việc và sự phát triển mạnh mẽ về mọi lĩnh vực lại xuất phát từ chính tính cách cẩn thận và tỉ mỉ đến từng chi tiết khi làm việc của của người dân Nhật Bản.

Đất nước mặt trời mọc thật sự là một dân tộc rất đặc biệt, mọi hiện tượng ở đất nước này đều được thực hiện một cách chuẩn chỉnh nhất, trở thành một nét văn hóa mà những người nước ngoài không khỏi trầm trồ, ngạc nhiên. Với nền tảng văn hóa đề cao tính tập thể cộng đồng và kỷ luật như tinh thần Samurai hay chú trọng đến sự tinh tế, tỉ mỉ và cái đẹp như văn hóa trà đạo,... tính cách cẩn thận, cầu toàn của người dân Nhật đã được hình thành và rèn giũa qua từng thế hệ và trở thành một khái niệm cốt lõi trong văn hóa làm việc ở Nhật Bản.

---

---

Họ luôn xem xét công việc của mình rất nghiêm túc và làm nó một cách thật chắc chắn, đều đặn. Người Nhật tin rằng việc kiên trì làm việc trong một thời gian dài sẽ đem lại hiệu quả tốt hơn cả vì khi họ tập trung vào nội dung mình đang làm thay cho chạy theo số lượng, kết quả cuối cùng nhất định sẽ nói lên điều ấy. Vì có tính trách nhiệm cộng đồng cao nên khi làm nhiệm vụ của mình, người Nhật luôn quan sát và tính đến cả lợi ích của những người xung quanh, sự cẩn thận, chu đáo tưởng chừng nhỏ bé này chính là điều tạo nên sự khác biệt. Ví dụ như khi gửi báo cáo, họ sẽ căn chỉnh mọi thứ thật hoàn hảo để người nhận có thể tiếp nhận thông tin thật dễ dàng và không mất thời gian nếu muốn thực hiện các công việc khác.

Bên cạnh đó những nhà quản lý luôn đánh giá cao Kaizen – sự cố gắng, nỗ lực thay đổi, cải tiến và phát triển không ngừng của nhân viên vì lợi ích của tập thể chứ không chỉ chú trọng vào thành công của một cá nhân. Đó chính là chìa khóa thành công của  nhiều doanh nghiệp Nhật Bản. Trong công việc, người Nhật luôn thể hiện một sự đam mê tuyệt đối, họ dành hàng giờ đồng hồ thậm chí nhiều ngày đêm để chăm chút cho sản phẩm của mình thật tỉ mỉ và hoàn thiện. Từ những việc nhỏ cho đến việc lớn, từ công việc thủ công cho đến công việc văn phòng, tất cả đều được làm một cách hoàn hảo nhất. Chính sự cầu toàn ấy đã giúp những sản phẩm của người Nhật đạt chất lượng nổi tiếng thế giới trong mọi lĩnh vực, từ ẩm thực cho đến kiến trúc, công nghệ, kỹ thuật.

3. Tinh thần làm việc teamwork
Từ xưa, Nhật Bản luôn được đánh giá cao ở tinh thần đoàn kết và gắn bó với tập thể, mục tiêu của cả tập thể cũng chính là mục tiêu của từng cá nhân. Khác với ở các nước phương Tây luôn chú trọng, ca ngợi vai trò cá nhân thì Nhật Bản lại đề cao giá trị tập thể và đó được xem như một cách để hoàn thành công việc trôi chảy hơn.

Mọi người duy trì sự hài hòa với nhau bằng sự quan tâm và tin cậy. Họ gạt bỏ hết cái tôi và các nhu cầu của mình sang một bên vì biết rằng thành tích nhóm có ý nghĩa nhiều hơn là những thành tựu cá nhân trên con đường phát triển sự nghiệp. Sự kết hợp này giúp nâng cao tinh thần và năng suất làm việc của các thành viên, không ai phải gánh vác và xử lý hoàn toàn dự án một mình cả và đó cũng chính là giá trị lõi trong văn hóa làm việc của người Nhật. Tiền thưởng dựa trên năng lực của họ không chỉ được đánh giá bởi thành tích và khả năng của cá nhân, mà còn được đánh giá dựa trên cả kỹ năng giao tiếp và sự cộng tác với những người đồng đội khác.

---

---

Nếu đã từng làm việc trong công ty Nhật, ai cũng đã từng nghe tới quy tắc Hourensou (報連相). Ta có thể hiểu nôm na Hourensou là quy tắc giao tiếp cơ bản giữa các thành viên trong nhóm.
- Hou (報) là viết tắt của Houkoku (報告): báo cáo. Đối với người Nhật, báo cáo là một nhiệm vụ quan trọng. Cấp trên sẽ rất lo lắng vì không biết nhân viên đang làm đến đâu rồi. Vậy nên ngay khi hoàn thành công việc được giao hoặc khi gặp sự cố phát sinh, khi có các ý kiến hay muốn đề xuất, ta cần báo cáo với cấp trên nếu không muốn liên tục bị hỏi những câu như “Làm được đến đâu rồi...?”
- Ren (連) là viết tắt của Renraku (連絡): liên lạc, giao tiếp. Phương pháp giao tiếp tốt là phải nói nhanh, ngắn gọn hết sức có thể nhưng vẫn tóm gọn được các ý chính, nói trực tiếp vào vấn đề. Hãy giao tiếp với tinh thần lắng nghe và sự tôn trọng.
- Sou (相) là viết tắt của Soudan (相談): bàn bạc, thảo luận. Đây là mấu chốt khiến cho hiệu quả làm việc nhóm trở nên vượt trội hơn khi làm việc cá nhân. Ở đây khuyến khích mọi người trao đổi thật nhiều ý kiến cá nhân với các phong cách khác nhau. Các ý kiến đều được ghi nhận và dung hòa rồi đi đến quyết định cuối cùng.

Ngày nay, hình thức teamwork đã trở nên phổ biến và quan trọng. Tuy nhiên, hãy thẳng thắn bày tỏ quan điểm cá nhân của mình, cùng góp ý cho mọi người sửa đổi. Tránh việc nói xấu, tị nạnh nhau làm ảnh hưởng đến tinh thần đoàn kết của cả nhóm. Mỗi thành viên trong tập thể đó đều đặt vấn đề trách nhiệm lên hàng đầu vì khi xuất hiện sai lầm thì mọi thành viên nhóm đều phải chịu trách nhiệm cùng nhau, và đương nhiên sẽ chẳng ai muốn chịu phạt khi lỗi không thuộc về mình phải không?

4. Giữ bầu không khí hòa hợp và thân thiện
Sự hòa thuận là một trong những giá trị cốt lõi của xã hội Nhật Bản, đó không chỉ là yếu tố tạo nên một gia đình hạnh phúc mà còn giúp gắn kết và phát triển cộng đồng. Ngay từ bậc tiểu học, trẻ em Nhật đã được dạy về sự hòa hợp và thân thiện với mọi người xung quanh. Nếu như nước Mỹ đề cao vai trò của cá nhân thì ở Nhật, vai trò tập thể được nhấn mạnh hơn cả. Bầu không khí thân thiện và hòa hợp giữa những người đồng nghiệp sẽ giúp cả tập thể ấy làm việc hiệu quả và gặt hái được nhiều thành công.

Trong văn hóa làm việc ở xứ sở Phù Tang, dù công việc có áp lực hay nhịp độ làm việc cao tới đâu, mọi người vẫn luôn giữ phép lịch sự cần thiết và bầu không khí thân thiện với nhau. Người Nhật luôn quan tâm đến cảm xúc của những người xung quanh, họ không bao giờ từ chối, nói “không” một cách thẳng thừng mà sẽ lựa chọn nói giảm nói tránh để chắc chắn đối phương không bị tổn thương hay chạnh lòng. Cách nói nhẹ nhàng, thận trọng nhưng vẫn rõ ràng của họ giúp đồng nghiệp cảm thấy được tôn trọng và bầu không khí làm việc luôn hữu nghị, hòa hợp. Họ thường tránh những cuộc cãi vã hay tranh luận quá căng thẳng vì họ tin rằng khi làm việc chung, việc kiểm soát bản thân mình là vô cùng cần thiết để xây dựng một tập thể đoàn kết và hòa thuận. Họ luôn có thái độ hợp tác trong công việc và tinh thần trách nhiệm cao với lợi ích của cả tập thể.

---

---

Nổi tiếng thế giới là một quốc gia “cuồng công việc”, tuy nhiên người Nhật còn rất chú trọng vào các hoạt động tập thể. Rất nhiều công ty, nơi làm việc ở Nhật thường bắt đầu một ngày làm việc bằng cách tập hợp tất cả lãnh đạo và nhân viên lại và cùng nhau hô to khẩu hiệu của công ty sau đó nhắc nhở, khen thưởng một số cá nhân để mọi người cùng rút kinh nghiệm và phát huy tinh thần làm việc. Hoạt động này không chỉ tạo cho nhân viên cảm hứng, động lực mà còn gắn kết không khí gần gũi giữa mọi người trong công ty. Việc tham gia vào các hoạt động tập thể ngoài giờ làm việc dù bắt buộc hay không bắt buộc thể hiện tinh thần muốn gắn bó của mỗi cá nhân với tổ chức mà mình đang làm việc. Sau một ngày làm việc cật lực, các nhân viên Nhật Bản thường đến các quầy bar để trút bầu tâm sự hoặc thoải mái hát hò ở các quán karaoke. Ngoài việc giúp họ giải tỏa căng thẳng, lấy lại thăng bằng sau một ngày làm việc vất vả, đây còn là cơ hội tốt để họ cùng chia sẻ thông tin, kinh nghiệm, thắt chặt tình bạn và củng cố tinh thần đồng đội. “Làm hết sức, chơi hết mình” chính là một trong những nét đặc biệt của văn hóa làm việc ở Nhật Bản.

5. Giao tiếp phi ngôn ngữ
Vì đề cao sự hòa hợp và không khí thân thiện nơi làm việc, người Nhật có xu hướng rất quan tâm đến ngôn ngữ cơ thể của mọi người xung quanh để có thể hiểu trọn vẹn những thông tin mà đối phương bộc lộ hay muốn truyền đạt.  

Theo nhiều nghiên cứu khoa học, có đến 80% thông tin được tiếp nhận trong giao tiếp không phải qua lời nói mà là qua những yếu tố ngôn ngữ cơ thể như: biểu cảm gương mặt, giọng điệu, tư thế, cử chỉ, ... Vậy nên trong môi trường làm việc, người Nhật tin rằng khi dựa vào những thông điệp phi ngôn ngữ họ sẽ nhận được những thông điệp ẩn sau mỗi lời nói của đồng nghiệp và cấp trên.

---

---

Người Nhật thường gửi gắm cảm xúc, suy nghĩ của mình một cách rất tế nhị, tinh tế và lịch sự nơi công sở. Ví dụ trong một buổi họp, khi nhận thấy nhân viên của mình đang dần lệch hướng khỏi trọng tâm của cuộc trao đổi, những vị sếp sẽ không nói thẳng thừng hay chỉ trích họ mà thể hiện sự không hài lòng của mình qua một vài biểu cảm, cử chỉ như hơi nghiêng đầu, mím môi, nhăn mặt hoặc trầm ngâm. Những cách làm tương tự như vậy cũng rất phổ biến và đã trở thành một quy tắc ngầm mà tất cả người Nhật đều nắm vững khi làm việc. Đây không chỉ là một cách truyền đạt thông tin hiệu quả mà còn có ý nghĩa rất lớn trong việc duy trì bầu không khí hòa hợp, gần gũi nơi công sở.

Tuy nhiên văn hóa giao tiếp phi ngôn ngữ của Nhật nói chung có rất nhiều quy tắc khác biệt so với phần lớn các nước trên thế giới. Nếu như ở một số nước trên thế giới, trao đổi ánh mắt với người đối diện được khuyến khích sử dụng để thể hiện sự tập trung, hứng thú lắng nghe thì ở Nhật, việc nhìn chằm chằm vào mắt người khác quá lâu sẽ bị coi là thô lỗ, đặc biệt tuyệt đối không được làm vậy với những bậc tiền bối, cấp trên của mình. Hành động như vậy có thể gây cho người khác cảm giác như đang bị soi mói, không được riêng tư, thoải mái. Hay khi phát biểu, phần lớn người Nhật sẽ giữ một biểu cảm nghiêm nghị, thận trọng. Nếu ai đó không biết có thể sẽ hiểu nhầm họ không thân thiện nhưng thật ra đó là cách họ thể hiện sự nghiêm túc, tập trung của mình.  

Ngôn ngữ cơ thể đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong văn hóa làm việc Nhật Bản, dù ở bất kỳ ngành nghề, công việc nào. Thậm chí ở Nhật còn có rất nhiều sách dành cho “gaijins” -  những người nước ngoài, để họ không mắc phải những lỗi giao tiếp không đáng có nơi công sở.

6. Chủ nghĩa đoàn thể
Người Nhật theo chủ nghĩa tập thể và hoàn toàn trái ngược với chủ nghĩa cá nhân của người Mỹ, họ luôn duy trì sự hài hòa bằng cách sẵn sàng tuân theo và hy sinh vì lợi ích của nhóm. Người Nhật có khuynh hướng phụ thuộc lẫn nhau và gắn kết với mọi người, trong khi người Mỹ lại coi bản thân là một cá thể độc lập.

Nền văn hóa của Nhật Bản cũng bắt nguồn từ chủ nghĩa tập thể. Tính đồng đều của xã hội Nhật yêu cầu mọi thành viên trong một nhóm phải biết gạt bỏ cái tôi để duy trì sự hài hòa chung. Khái niệm “chủ nghĩa gia đình” đã tồn tại rất lâu trong các tổ chức, các công ty và doanh nghiệp, tuy bị coi là xâm phạm quyền riêng tư ở các nước phương Tây nhưng ở Nhật thì lại được xem như sự quan tâm hết sức bình thường hay chiếu cố người khác. Ví dụ như việc người quản lý mời nhân viên của họ đi uống sau giờ làm việc, hay đồng nghiệp và cấp dưới giúp đỡ việc đóng gói khi người quản lý được chuyển công tác sang nhà máy hoặc văn phòng khác.

---

---

Nền văn hóa Nhật cũng hiếm khi công nhận những hành vi mà họ cho rằng không phù hợp với họ, theo đó là các doanh nghiệp, tổ chức Nhật Bản chấp nhận ít hơn những suy nghĩ và hành động khác biệt được tạo ra trong nền văn hóa thoáng như Tây Âu. Từng có một bài báo viết về trẻ em Nhật Bản về nước sau một thời gian cư trú ở phương Tây đã bị giáo viên nhắc nhở vì có những hành vi không phù hợp và khác biệt hẳn với các bạn xung quanh. Nền văn hóa nghiêm khắc của Nhật cũng không đồng tình với những hành động mà ở đất nước khác được coi là khá bình thường, chẳng hạn như mang đồ ăn Tây  Âu thay vì đồ ăn của Nhật cho bữa trưa. Thậm chí họ còn có câu thành ngữ “出る釘は打たれる” (cây cọc nào cao hơn hàng sẽ bị đóng xuống cho bằng những cây cọc khác), cho thấy mức độ nghiêm túc của người Nhật khi nhắc tới việc tuân thủ đã được tập thể đặt ra.

Trong đời sống người Nhật, tập thể đóng vai trò vô cùng quan trọng, sự thành công hay thất bại đều là chuyện chung của cả nhóm và tất cả các thành viên, họ đều hưởng chung sự cay đắng hay thành quả nhóm đạt được. Các tập thể có lúc cạnh tranh nhau gay gắt nhưng tùy theo hoàn cảnh lại có thể liên kết với nhau để đạt mục đích chung bởi họ đề cao lợi ích của cả tập thể chứ không phải từng cá nhân riêng lẻ.

7. Quan hệ giữa các cá nhân, chủ nghĩa độc tài và sự phục tùng
Người Nhật ý thức được rất rõ về tuổi tác và địa vị, việc hiểu rõ vị trí của người khác bao gồm vai trò và cấp bậc của họ là một phần quan trọng không thể tách rời của văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản. Ai cũng có thứ bậc riêng biệt dễ nhận thấy như là trong gia đình, họ hàng, trong các tình huống giao tiếp ngoài xã hội hay trong công việc. Ngay từ khi còn đi học, trẻ nhỏ đã được dạy cách nói chuyện với với các tiền bối và hậu bối. Người lớn tuổi nhất trong một nhóm sẽ luôn được tôn trọng và khi ra ngoài sẽ được phục vụ trước, cũng như luôn có người rót đồ uống cho họ. Ngôn ngữ và sự tương tác giữa người với người cũng nói lên mối quan hệ cấp bậc của họ. Biết cách và thời điểm nào phù hợp để bộc lộ honne (những điều thực sự nghĩ trong đầu) hay tatemae (những ý kiến các nhân, cử chỉ, hành động nhằm đáp ứng với hoàn cảnh nào đó, không hẳn là thật lòng) có vai trò vô cùng quan trọng.

Mối quan hệ giữa các cá nhân cơ bản giữa hai người Nhật theo hệ thống oyabun-kobun (oya 親: cha mẹ, ko 子: con cái). Oyabun là người đứng đầu, có vai trò đại diện và bảo vệ quyền lợi cho công ty, các thành viên còn lại -  kobun đối đãi với nhau như anh chị em ruột và tuyệt đối kính trọng, tuân theo sự dẫn dắt của oyabun. Thành viên trong nhóm liên quan đến công việc hay bất kì tổ chức nào của Nhật cũng đều được gắn kết với nhau bằng mối quan hệ này. Việc duy trì các mối quan hệ như vậy cũng diễn ra tương tự trong một công ty, khi sinh viên tốt nghiệp đại học vào một tập đoàn, họ sẽ được phân công vào bộ phận đào tạo sau thời gian định hướng nghề nghiệp ngắn hạn. Có người sẽ ở lại nhiều năm và sau đó chuyển sang bộ phận khác trong công ty. Phần lớn các các khóa đào tạo được đưa ra bởi các nhà quản lý – những người có trình độ cao hơn các học viên. Hơn nữa, người Nhật có sự kính trọng với những ai có trình độ thâm niên nên các mối quan hệ oyabun-kobun lại càng trở nên phát triển.

---

---

Hoạt động nhóm đòi hỏi nhiều thời gian cũng rất quan trọng. Các thành viên của nhóm tham gia nhiều hoạt động cùng nhau, thúc đẩy một bầu không khí cởi mở và hài hòa. Việc phát triển lòng tin giữa các thành viên là mục tiêu quan trọng nhất. Các hoạt động này thường được tài trợ bởi công ty, bao gồm các chuyến đi hàng năm, các bữa tiệc uống rượu sau giờ làm và các buổi giải trí vào chiều thứ bảy hàng tháng. Đây được xem như cầu nối giữa các thế hệ, giảm thiểu sự cách biệt về cấp bậc, cùng với sự đào tạo luân phiên sẽ giúp tăng cường sự tin tưởng và hài hòa giữa người quản lý và nhân viên của họ.

Trong một tập đoàn Nhật, quyền lực là tuyệt đối và vô cùng được tôn trọng. Họ chứng tỏ sự phục tùng đối với uy quyền và sự kính trọng với mối quan hệ cấp trên – cấp dưới, họ ít khi chấp nhận chế độ chuyên quyền như các nước châu Á khác. Những nét đặc thù này đã dẫn đến kết quả là các thủ tục, lễ nghi, sự tuân thủ theo các tiền lệ mẫu mực và sự phục tùng đã khiến họ cảm thấy khá miễn cưỡng khi phải làm người đứng đầu.